VOLIS i Sverige - effektivare beslutsmöteshantering

imCode har fått ett projektbidrag av VINNOVA för att se om den estniska statens programvara VOLIS kan användas för att skapa en mer effektiv och transparent beslutsmöteshantering inom offentlig sektor. Arbetet sker i samverkan med det estniska inrikesministeriet, Region Gotland och ytterligare en svensk kommun, SKL samt Högskolan i Skövde och Örebro Universitet.
I Sverige finns 290 kommuner, 20 landsting och ca 550 myndigheter. I varje myndighet sker ett oöverskådligt antal beslutsmöten varje vecka. Varje möte genererar ett antal dokument som underlag, en dagordning och efter mötet ett beslutsprotokoll. Samtliga dokument är antingen distribuerade på papper eller elektroniskt.

Men det finns ett antal problem...

Medborgarperspektivet

Beslutsmöten kan jag som medborgare i de flesta fall inte följa utifrån, med undantag för de kommuner som väljer att webbTV sända kommunfullmäktige. De flesta andra möten, t ex nämndsammanträden kan inte i de absolut flesta fallen följas utifrån.

Det tar ofta relativt lång tid att få tillgång till ett protokoll efter varje möte, det kan vara svårt att finna allt samlat material kring en punkt, inte minst innan protokollet är offentliggjort. Paragrafernas innehåll är ofta otydligt.

Kort sagt – det finns en begränsad grad av transparens och öppenhet i beslutsprocesserna.

Processperspektivet

I många fall får t ex ledamöter i kommunfullmäktige stora högar med papper inför varje möte. I andra fall får man det via läsplattor eller e-post, mer sällan samlat i en konsekvent process.

Mötesdeltagarna kan inte delta i beslutsmöten på distans. Orsakerna är flera, dels finns det få verktyg som gör det möjligt och dels är det svårt med nuvarande lagstiftning.

Konsekvensen blir att ledamöter idag t ex kan tvingas åka många mil för att delta i ett förhållandevis kort möte för att fatta enkla beslut. Att förändra möjligheter till distansdeltagande, kan ge stora effekter både för myndigheten och för den enskilde ledamoten.

Projektet VOLIS i Sverige

imCode Partner AB har av VINNOVA fått ett bidrag för att genomföra projektet "VOLIS i Sverige". 

Projektet är till för att både öka effektiviteten i hanteringen av beslutsmöten samt öka transparensen gentemot medborgaren.

VOLIS är den estniska statens och de estniska kommunernas plattform för beslutsmöten. Vi tror att det med vissa modifieringar går att använda samma plattform i Sverige – därav projektet ”VOLIS i Sverige”

Projektet vill undersöka om och på vilket sätt VOLIS i modifierad form skulle kunna användas av svensk statsförvaltning och svenska kommuner för att spara tid, underlätta för beslutsfattare och öka transparensen mot allmänheten.

Programvaran VOLIS

Programvaran VOLIS har utvecklats i Estland, av den estniska staten, med hjälp av EU-medel. Den är idag helt webbaserad och kan användas både från dator och läsplatta. VOLIS är tillgänglig som öppen källkod och har ett inbyggt processflöde indelat i 3 faser, inför, under och efter ett möte.

VOLIS främsta funktioner

  • papperslös dokument- och processhantering
  • möjlighet att delta i möten på distans och i andra former
  • eRöstning för röstberättigade med identitetskontroll
  • automatisk protokollhantering
  • hantering av webbTV-sändningar
  • medborgarinsyn, möjlighet till deltagande på distans och transparens

Processflödet inför ett möte

  • skapa en dagordning inför ett beslutsmöte
  • bifoga informationsmaterial för varje dagordningspunkt både som webbsidor och som filer ( t ex pdf eller word)
  • skapa kallelser till möten
  • läsa all information som är registrerad inför mötet

Processflödet under ett möte

  • se all pågående diskussion via webbvideo
  • delta i mötet på distans genom videokonferens (med behörighet)
  • skapa närvarolistor manuellt eller automatisk när deltagare loggar in
  • läsa all informationsmaterial
  • rösta via dator
  • se hur röstningen gått
  • reservera sig mm
  • skapa beslutsprotokoll med anteckningar

Processflödet efter ett möte

  • läsa alla underlag för alla ärenden och möten
  • ta del av alla protokoll
  • se och höra alla möten på video, paragraf för paragraf

Genomförs under våren 2013

VOLIS i Sverige genomförs under våren 2013. imCode kommer att översätta den estniska programvara samt genomföra 4 testtillfällen på Region Gotland samt i ytterligare en svensk kommun. Arbetet sker i samverkan med inrikesministeriet i Estland, under överinseende av SKL (Sveriges Kommuner & Landsting) samt Örebro Universitet och Högskolan i Skövde.

En slutrapport till VINNOVA ska vara klar under sommaren 2013.

imCode:s förhoppning är att vi ska bidra till mer standardiserade, transparenta och effektiva former för offentliga beslutsmöten.

Hillar Loor
Senior Partner

2013-01-29

Projektbeskrivning

Här finns en projektbeskrivning av projektet "VOLIS i Sverige". Klicka här!