VOLIS - Digitalt stöd för distansmöten

Volis är en programvara som tagits fram av den estniska staten. Den har sedan modifierats till en internationell version som motsvarar det som behövs i svenska politiska församlingar. Volis hjälper till att hantera möten digitalt från dagordning till protokoll.

När du i egenskap av offentlig sektor vill genomföra beslutsmöten där deltagare finns på distans, krävs det några saker för att det både ska vara lagligt och bekvämt.

För att uppfylla lagkrav måste du genomföra mötet med en fullgod video- och röstförbindelse. Det gör du i ett system som t ex Skype, Teams, Zoom etc. För att det ska vara lätt för mötesdeltagarna – kan du använda Volis – ett stöd för att hantera beslutsmöten i offentlig sektor.

Volis är en programvara som tagits fram av den estniska staten. Den har sedan modifierats till en internationell version som motsvarar det som behövs i svenska politiska församlingar. Volis hjälper till att hantera möten digitalt från dagordning till protokoll.

Innan mötet

Här ­läggs dagordning och alla handlingar in digitalt. Nu kan mötesdeltagarna med hjälp av en mobil, platta eller dator läsa all information och skriva ändringsförslag.

Under mötet

Då sköts mötesflödet digitalt av mötessekreteraren. Deltagarna kan följa dagordningen punkt för punkt via bildskärm, de kan begära ordet, skriva ändringsförslag, rösta öppet eller slutet. Volis producerar också ett snabbprotokoll under mötet som kan vara ett underlag för slutligt protokoll.

Efter mötet

Här visar Volis dagordningen med alla underlag och det slutgiltiga justerade protokollet. (Och om du vill – en videoinspelning av mötet).

Idag används Volis av Sametingets styrelse för digital hantering av möten. Under året har introduktionen skett gradvis, man har kopplat på olika funktioner vartefter. Nu i samband med Corona pandemin är man på väg att pröva digital röstning på distans.

Volis är en hjälp för att genomföra strukturerade möten i sammanträdesrummet och på distans. Och ger en möjlighet för offentlig sektor att skapa transparens mot omvärlden.

Kontaktperson:

Hillar Loor
0498 200 302
hillar@imcode.ocm

­­