Att styra en kommuns ekonomi

Hultsfreds kommun behövde ett enkelt sätt att synliggöra och styra sin ekonomi. Lösningen blev ett användarvänligt och webbaserat verktyg som tydligt ökat effektiviteten i organisationen.

Styrmodellen - en komplex process

Att styra en kommuns ekonomi är en komplex process som kräver ett samspel mellan kommunledning och alla inblandade förvaltningar och nämnder.

En kommuns styrmodell handlar om att få all personal att känna till och arbeta mot samma mål. När målen sätts, är det viktigt att de uttrycks så tydligt som möjligt. Alla ska förstå vad verksamheten går ut på och hur de kan bidra till att uppnå kommunens vision. Man måste beskriva målen, vilka styrmedel som används och hur dessa samverkar.

Man beskriver strategiska mål i ekonomiska termer. Varje huvudmål bryts sedan ned till mål för respektive nämnd och därefter till verksamhets- och enhetsmål.

Lång erfarenhet

Hultsfreds kommun har lång erfarenhet av att arbeta med ekonomisk styrning. Man har länge använt ett hjälpverktyg baserat på kalkylblad (excel). Dessa blad användes av alla förvaltningar och samlade ihop kommunens totala ekonomiska bild. Men till slut blev det för stort och för komplext för att fortsätta på den inslagna vägen.

Man sökte en smidigare lösning.

Lösningen - ett webbaserat verktyg

Under 2019 handlade Hultsfred upp bygget av ett webbaserat verktyg som skulle ersätta kalkylbladen. Upphandlingen vanns av IT-bolaget imCode och arbetet utfördes i en nära samverkan mellan organisationerna.

Några av de funktioner som kommunen ville ha var:

  • En strategikarta som tydligt visar hur väl man uppnått målen, genom en "mätare" för varje mål.
  • Möjlighet att exportera verksamheternas strategikartor och styrkort till andra dokument som årsredovisning och budget.
  • Ett responsivt gränssnitt som fungerar lika bra i mobiltelefonen som på en desktop

Allt byggdes som ett öppet system, med öppen programvara så att kommunen inte är låst bakom instängande licenser och så att systemet utan begränsningar kan kopplas mot bakomliggande ekonomisystem.

Ny kund och ett nytt verksamhetsområde

– Det var en ny kund för oss. Och ett nytt verksamhetsområde som vi skulle skapa ett stödsystem för, säger Crister Karlén, projektledare på imCode. – Även om uppdraget var väl specificerat så måste jag som projektledare förstå vad systemet ska göra, vilken nytta det ska tillföra verksamheten. Därför arbetade vi i små steg - iterativt.

En del funktioner som man tidigare använt i kalkylbladet måste i webbvy hanteras helt annorlunda. Men eftersom medierna är olika och systemet komplext, går det inte lätt att i förväg skapa en tydlig specifikation. Man får hantera olikheterna allteftersom de dyker upp. Man får arbeta i små steg, i en iterativ, agil process.

Många fördelar

– Nu är verktyget utrullat och vi har bara fått positiva kommentarer, berättar Henric Svensson, ekonomichef på Hultsfreds kommun. – Fördelarna med det nya systemet är bl a att åtkomsten till vår styrmodell går betydligt enklare, att säkerheten i datahantering har ökat och att tidsbesparingen är stor. Det gamla verktyget tog lång tid att arbeta i.

Henric Svensson - Ekonomichef  Hultsfred

Henric Svensson, Ekonomichef

Henric berättar också att det är svårt att upphandla och kravställa en så unik programvara som tidigare funnits i ett egenutvecklat verktyg. Det krävdes en tät dialog och mycket förståelse från leverantören.

Kanske har Hultsfred funnit en modell som går att återanvända i andra kommuner?



Visby 2020-05-27

Adam Wessman Ek