Handla under upphandlingsgränsen

I de allra flesta fall hamnar våra tjänster under upphandlingsgränsen f n 534 000:-. Det betyder att offentlig sektor kan göra en s k direktupphandling.

Den här artikeln handlar om vad det egentligen betyder, för det finns många missförstånd, inte minst bland oss leverantörer.

Lagen om Offentlig Upphandling (LOU)

Om en myndighet vill handla upp produkter eller tjänster till belopp som är lägre än 534 000 SEK gäller inte samma regler som för belopp ovanför beloppsgränsen. Enkelt sagt: Lagen om Offentlig Upphandling (LOU) gäller i princip inte. Och handlas det för under 100 000 SEK är det ännu enklare.

Följ egna regler

Alla myndigheter har egna regler och riktlinjer för direktupphandling. Dessa måste naturligtvis följas. En ganska vanlig regel är att kontakt ska tas med minst 3 leverantörer för att kunna jämföra. Men det är inte reglerat av LOU.

Krav som inte finns

Låt oss titta på vad en upphandling under upphandlingsgränsen betyder i praktiken ur LOUs perspektiv:

  • Det finns inga formkrav på hur upphandlingen ska se ut
  • Det finns inga formkrav på hur underlaget och kravspecifikationen ska se ut
  • Det finns inga formkrav på hur utvärderingen ska gå till (annat än att alla leverantörer ska behandlas lika)
  • Om upphandlingen avser belopp under 100 000:- behövs inte ens en dokumentation
  • Det finns ingen möjlighet för en leverantör att överklaga (dvs det finns ingen 10-dagars väntetid).

Det går inte att överklaga

Den sista punkten förtjänar en liten förklaring. Om myndigheten tar ett beslut finns det ingen överklagandetid vid direktupphandling. Det innebär att avtalet kan skrivas på direkt. Det enda en leverantör kan överklaga till förvaltningsdomstol är om det är fel att direktupphandla, dvs upphandlingen t ex avser mer än 534 000:-

Spara tid och besvär

Det här ger myndigheter stor frihet. Framförallt kan uppdragsgivaren spara tid. Upphandlingsunderlaget kan i princip se ut som: "Ungefär det här vill vi ha. Vad kostar det och vilka är villkoren?"

Sen kan myndigheten göra en bedömning utifrån de förslag som inkommer.

Ingen leverantör kan efteråt egentligen säga "Men hur har ni utvärderat? Det var väldigt otydligt!"

Utvärderingskriterier

Upphandlingsgränsen gör att hela upphandlingen blir mycket enklare att genomföra. Det finns tid att spara.

Ibland finns det ett missförstånd som säger att utvärderingskriterierna måste vara exakt angivna och att en exakt bedömning måste ske utifrån det.

Att skapa exakta utvärderingskriterier är svårt och tar tid. Det blir ibland dyrare än det som faktiskt ska köpas.

Sanningen är att uppdragsgivaren inte behöver ange några utvärderingskriterier alls. Och ingen leverantör kan bråka om det - så länge alla behandlas likadant.

  • Uppdragsgivare kan spara mycket tid på att göra upphandlingunderlag som är bra men inte extremt genomarbetade
  • Uppdragsgivare behöver inte (men man kan) ha en poängbedömning
  • Uppdragsgivare kan förhandla med en eller fler leverantörer

En enkel upphandlingsmodell

En enkel modell för direktupphandling är:

  1. Agera utfirån myndighetens interna regler för direktupphandling
  2. Skicka ut ett underlag till t ex 3 leverantörer med "Det här vill vi ha" så att de kan lämna en offert. Om du handlar upp för mindre än 100 000 räcker det med ett telefonsamtal
  3. Bedöm vilken eller vilka som är intressantast
  4. Förhandla med dem
  5. Ta beslut
  6. Skriv avtal

Klart! Beslutet går inte att överklaga!

Upphandlingsmyndigheten

Vi har pratat med både upphandlingsmyndigheten och enskilda kommuners upphandlingsavdelningar och fått den här bilden bekräftad - men om du vill vara säker - ta kontakt med upphandlingsmyndigheten!

De har en fantastisk bra webbplats med en interaktiv vägledning där allt detta finns beskrivet. Och de har en utmärkt telefonservice där man kan diskutera upphandling med deras jurister.

På deras hemsida finns information om direktupphandling.

 

Visby 2015-04-15

Hillar Loor
Senior Partner