VOLIS-Se - stöd för distansmedverkan i beslutsmöten

VOLIS är en unik programvara som utvecklats av den estniska regeringen därför att de internationellt inte kunde finna ett effektivt stöd för beslutsmedverkan op distans. Vårt projekt pågår t o m 31/12 2015 och leder till en komplett programvara som kan användas av svenska kommuner. Nedan finns en kort sammanfattning av vad programvaran kan göra.

Funktioner

­Den estniska programvaran VOLIS funktioner:

  • papperslös dokument- och processhantering
  • möjlighet att delta i möten på distans och i andra former
  • eRöstning för röstberättigade med identitetskontroll
  • automatisk protokollhantering
  • medborgarinsyn, möjlighet till deltagande på distans och transparens

Processflödet

I programvaran finns ett inbyggt processflöde indelat i 3 faser, inför, under och efter ett möte:

Inför ett möte

I VOLIS kan man inför ett möte

  • skapa en dagordning inför ett beslutsmöte
  • bifoga informationsmaterial för varje dagordningspunkt både som webbsidor och som filer ( t ex pdf eller word)
  • skapa kallelser till möten
  • läsa all information som är registrerad inför mötet

Under mötet

I VOLIS kan man under ett möte

  • läsa allT informationsmaterial punkt för punkt
  • rösta via dator
  • se hur röstningen gått
  • reservera sig mm
  • chatta med enskilda eller grupper
  • skapa beslutsprotokoll med anteckningar

­ Efter mötet ­

I VOLIS kan man efter mötet

  • läsa alla underlag för alla ärenden och möten
  • ta del av alla protokoll
  • se och höra alla möten på video, paragraf för paragraf

Målgrupper och möjligheter­

VOLIS hanterar i huvudsak tre rättighetsgrupper med olika möjligheter till interaktion:

  • åskådare/medborgare – som har rätt att se och höra diskussioner och läsa material, men inte rätt att göra inlägg
  • beslutsfattare t ex nämndledamoter – som kan ta del av material, ta del i diskussionen genom videomöten, oavsett om de finns i lokalen eller på distans, samt rösta i lokalen eller på distans. (Distansröstning förutsätter, vad vi förstår, en lagändring Sverige)
  • sekreterare – som förbereder möten, antecknar röstningsutfall i de fall röstning inte sker via dator samt skriver ut protokoll direkt efter mötet.

Programvarans status

Programvaran har varit i provdrift under ca 1 år och går nu in i skarp drift i takt med att de myndigheter och kommuner som så önskar, anammar verksamhetssättet.

Programvaran VOLIS har utvecklats i Estland med hjälp av EU-medel. Den är idag helt webbaserad och kan användas både från dator och läsplatta. VOLIS är tillgänglig som öppen källkod (se punkt 2.5 nedan).

Öppen källkod

VOLIS licensieras under en öppen-källkodslicens från den estniska staten. Detta innebär att det står valfri aktör fritt att bl a:

  • förfoga över och använda programvaran
  • modifiera och bygga om programvaran
  • kopiera och distribuera programvaran

Öppen källkod ger stora fördelar genom att man tar bort alla licensmässiga inlåsningseffekter. Öppenhet innebär också att det är lätt att koppla systemen mot andra systemen och införa olika former av öppna standarder, t ex vis web services, SOAP etc.

Detta innebär att programvara direkt kan anpassas till svenska förhållanden och andra svenska system.

Kontaktperson:

Hillar Loor
0498 200 302
hillar@imcode.ocm

­­