Hur skapar man ett effektivt diskussionsforum?

 Under 2013 fick Hillar Loor ett utredningsuppdrag av SKL (Sveriges Kommuner och Landsting) om internationella erfarenheter av hur man skapar ett väl fungerande diskus-sionsforum (dialogforum).

I den här artikeln gör han en sammanfattning av erfarenheter och rekommendationer.

Vad är egentligen ett framgångsrikt diskussionsforum? Vilka faktorer må­ste man ta med i beräkningen? Är det ett tekniskt­ problem eller organisatoriskt?

Dessa och en del andra frågor fick jag nöjet att sätta tänderna i under 2013 när SKL gav oss uppdraget att försöka samla internationella erfarenheter från diskussionsforum.

Bredd eller djup?

Det första man måste fråga sig är – vad menar vi med framgångsrikt?

Jämför ett forum som samlar 100 personer i en allmän diskussion om kommunen, där varje person gör ett eller två inlägg, med ett forum där en grupp på 20 återkommer i en fördjupad diskussion och tar sig tid att sätta sig in i frågorna? Vad är mest framgångsrikt?

Svaret är nog beroende av vad kommunen vill åstadkomma: bred men ytlig diskussion, eller smalare men djup?

Att jämföra med fysiska möten

Eller – om ett planärende samlar 30 personer i ett fysiskt möte där man diskuterar den nya planen, och ett forum därefter samlar 20 personer, är forumet ett misslyckande då? Fastän det utökade räckvidden med 66%?

Ett sätt att titta på begreppet "framgångsrikt", kan vara att jämföra med fysiska möten och de effekter man får av dessa.

Diskussionsledare

Ett forum kan vara mycket enkelt – ett blogginlägg med möjlighet att skriva kommentarer. Eller komplext med många olika trådade inlägg som för diskussionen fram och åter.

Inget av dessa alternativ kommer att fungera särskilt väl om det inte finns en effektiv diskussionsledning, en redaktion som sammanfattar diskussionen och tar upp nya trådar.

Övertro på forum

Det finns ibland en utbredd övertro på att diskussionsforum snabbt och effektivt ska lösa problem som andra kommunikationssätt inte gör. Också här är jämförelsen med fysiska möten relevant.

Ingen skulle väl komma på tanken att kalla till ett diskussionsmöte med sina medborgare utan att ha en dagordning, en diskussionsledare och en sekreterare?

Men när det gäller diskussionsforum görs det ganska ofta. Man förväntar sig att forumet i sig ska generera resultat utan att organisationen behöver anstränga sig. Men enligt de internationella erfarenheter vi tagit del av fungerar det helt enkelt inte så.

Frågeställningar måste förberedas, diskussioner måste sammanfattas och styras upp, nya diskussioner stimuleras.

Effekterna av att ha en diskussionsledare

Enligt utredningen förbättras kvaliteten i diskussionen om det finns en effektiv diskussionsledning.

Så här sade några av utredningens informanter om att ha diskussionsledare:

  • det hjälpte oss att definiera vårt område tydligare och eftersom diskussionerna fokuserade mer runt specifika ämnen, blev responsen god

  • håller diskussionen hövlig

  • vi skapar en vänlig och respektfull atmosfär så att vem som helst kan känna sig fri att starta eller fortsätta diskussionen

  • vi etablerar en uppförandekod

  • vi försöker alltid att agera så icke-tekniskt och lätta att närma sig, som möjligt, genom att vara transparenta i vårt sätt att vara

  • vi ger återkoppling till deltagarna om t ex vad myndigheten tagit till sig och vad som sker

Återkoppling

Just återkoppling verkar vara en av de största problemen. Dålig återkoppling leder till att medborgaren inte upplever sig lyssnad på, vilket i sin tur minskar intresset för att delta. ”Ni lyssnade ju inte förra gången, varför skulle ni lyssna nu?” Om man inte återkopplar kommer intresset av att delta i diskussionen att avta.

Därför är en genomtänkt strategi för återkoppling absolut nödvändigt.

Forum i projektform

I många fall använde våra informanter inte forum kontinuerligt, utan satte upp dessa för tidsbegränsade projekt (1-3 månader). Därefter sammanfattades resultaten och ibland skapade man nya diskussioner efter sammanfattningarna.

Fördelen är då att forumet känns nytt och fräscht och det är lättare att marknadsföra mot medier och omvärld, än ett forum som pågår kontinuerligt.

Rekommendationer

Några av de rekommendationer som gavs i utredningen är:

  • jämför ett forum med ett fysiskt möte – gör samma åtgärder (definiera vad mötet är till för, agenda, fånga upp frågeställningar som dyker upp under mötet, leda diskussionen etc.)

  • Ett diskussionsforum kommer inte att sköta sig självt, lika lite som ett möte sköter sig självt. Om det skulle råka vara så att ett ledarlöst möte fungerar, beror det på att någon av deltagande tagit en informell roll som ledare. Vilket man naturligtvis inte kan lita på.

  • Jämförelsen med ett fysiskt möte hjälper en att hålla ambitionerna och förväntningar på rätt nivå: Kommer det bara 10 personer till ett samrådsmöte? Varför skulle ett forum samla fler
    Blev diskussionen jättebra i mötesrummet? Vem såg till att den blev bra? Och vem gör det i ditt forum?

Metodval

För att veta vilken dialogmetod och vilken forummodell som ska användas måste man först analyseras vad man vill ha ut av processen (precis som till fysiska möten), t ex:

  • Är syftet att få idéer för ett visst projekt?

  • Är syftet att få ett kontinuerligt flöde av idéer?

  • Är syftet att förklara och diskutera åtgärder?

  • Hur ska systemet och diskussionen användas?

  • Ska de anpassas till budgetprocessen och diskussionen enbart tillåtas vissa delar av året?

  • Ska de tas in kontinuerligt i verksamheten?

  • Hur kommer politikerna att delta i diskussionen?

  • Etc

En hjälp i hur tankeprocessen kan styras har man i ”­Delaktighetstrappan” (Ladda ner här).

Marknadsföring

En oanvänd diskussionsyta är kontraproduktiv. Det kan t o m vara så att ett oanvänt diskussionsforum förstör mer än det gör nytta. Alltså handlar det om att både bygga strukturer som tar hänsyn till verkliga behov OCH att marknadsföra möjligheterna.

Man kan gärna marknadsföra insatserna i kampanjer. Om forumet är ett projekt, måste projektet marknadsföras tillsammans med övriga insatser, om forumet är kontinuerligt, kan det vara nödvändigt att i perioder göra ny marknadsföring av möjligheterna.

Ett utmärkt sätt är att t ex låta kommunens tidning (om det finns någon) med jämna mellanrum beskriva vad som diskuteras och vad som hänt efter diskussionen.

Utan marknadsföring finns en hög risk för lågt deltagande.

Ekonomi

Den stora kostnaden när man skapar ett forum är inte tekniken, utan snarare tillgång till personella resurser. En av våra intervjupersoner sade så här:

­”Fundera på om det är nödvändigt. Om ni bestämmer er för att använda forum, investera i nödvändiga resurser.” dvs se till att det finns både ekonomiska och personella resurser för att genomföra dialogen i forumform.

­Analysera sen vad ni verkligen vill ha ut.

Läs rapporten

Ovanstående är en kort sammanfattning av rapporten och dess slutsatser. Rapporten i sin helhet är på 30 sidor och finns uppe till höger. Läs den och återkoppla gärna till oss med frågor och tankar.

Visby 2014-04-03

Hillar Loor
Senior Partner

Vad är ett bra diskussionsfourm?

En utredning åt SKL baserad på internationella och nationella erfarenheter.
(pdf, ca 1,5 mB)

Ladda ner här